为了规范公司内部财务管理流程，确保财务档案的安全性、完整性和可追溯性，特制定本制度。本制度适用于所有涉及财务档案管理的部门及人员，旨在通过明确职责分工与操作规程，提高工作效率并降低潜在风险。

一、档案收集与整理

1. 所有财务相关文件必须在规定时间内完成收集工作，并按照类别进行初步分类。

2. 对于电子版文档，需定期备份以防丢失；纸质资料则应妥善保存于专用柜中。

3. 在整理过程中，务必保证信息准确无误，避免因错误录入导致后续处理困难。

二、存储方式

根据实际需要选择合适的存储介质：

- 短期使用的信息可以存放在普通硬盘或云服务器上；

- 长期保存的重要数据建议采用光盘刻录或者磁带记录等方式。

三、查阅权限控制

1. 任何查阅财务档案的行为都必须经过事先批准，并登记备案。

2. 不同级别的员工享有不同范围内的访问权，具体由管理层决定。

3. 若发现未经授权擅自查看的情况，将视情节严重程度给予相应处罚。

四、销毁程序

当某份档案达到其生命周期终点时，应严格按照以下步骤执行销毁：

1. 提交申请表说明理由；

2. 经过审核同意后方可实施；

3. 使用专业设备彻底清除内容以防止泄露。

五、培训与监督

定期组织全体员工参加有关财务档案管理的知识讲座和技术培训课程，增强大家对此方面的认识水平。同时设立专门机构负责日常监督检查工作，确保各项措施得到有效落实。

以上就是我们公司关于财务档案管理的基本框架，请各位同事认真遵守相关规定，共同维护良好的办公秩序！