为加强企业内部信息资源的系统化、规范化管理，提升档案工作的科学性与实效性，确保各类资料的安全、完整与有效利用，特制定本《公司档案管理规范汇编》。本制度适用于公司各部门及下属单位在日常运营过程中形成的各类文件、资料和记录的收集、整理、归档、保管、利用与销毁等管理工作。

一、总则

1. 适用范围

本制度适用于公司所有部门及分支机构在业务活动中产生的各类纸质及电子形式的档案资料，包括但不限于行政文书、合同协议、财务报表、人事资料、项目文件、技术资料、会议记录等。

2. 管理原则

档案管理应遵循“统一领导、分级负责、集中管理、分类保存”的原则，确保档案的真实、完整、安全和可追溯。

3. 管理职责

公司设立档案管理部门或指定专人负责档案的日常管理工作，各业务部门应配备兼职档案员，协助完成相关资料的归档工作。

二、档案分类与归档标准

1. 档案分类

根据档案内容性质，分为以下几类：

- 行政类：如通知、请示、报告、会议纪要等；

- 业务类：如合同、协议、项目计划、技术文档等；

- 人事类：如员工档案、招聘材料、培训记录等；

- 财务类：如财务报表、发票、预算方案等；

- 法务类：如法律文书、合规文件、知识产权资料等。

2. 归档要求

- 所有需归档的资料应在业务完成后一个月内完成整理并提交至档案管理部门；

- 归档资料应做到内容完整、字迹清晰、格式统一；

- 电子档案应建立明确的命名规则，并定期备份。

三、档案保管与安全

1. 保管方式

- 纸质档案应按类别、时间顺序进行编号存放，使用专用档案柜或档案室保管；

- 电子档案应存储于公司内部服务器或安全云平台，设置访问权限，防止数据泄露。

2. 安全管理

- 档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等基本防护措施；

- 非授权人员不得擅自查阅或调取档案；

- 涉及敏感信息的档案应进行加密处理或单独管理。

四、档案利用与借阅

1. 借阅流程

- 员工因工作需要借阅档案，须填写《档案借阅申请表》，经相关部门负责人审批后方可借阅；

- 借阅期限一般不超过7个工作日，到期应及时归还。

2. 使用规定

- 借阅档案时应保持资料整洁，不得涂改、撕毁或私自复制；

- 对涉及商业秘密或个人隐私的档案，未经批准不得外传或公开。

五、档案销毁与移交

1. 销毁程序

- 档案达到保管期限或失去保存价值时，由档案管理人员提出销毁申请，经公司管理层审批后执行；

- 销毁前应进行登记备案，并由两人以上共同监督销毁过程。

2. 移交规定

- 档案管理人员变动或岗位调整时，应办理档案交接手续，确保资料不丢失、不遗漏。

六、附则

1. 本制度由公司档案管理部门负责解释与修订；

2. 本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

结语

档案是企业重要的信息资源，是公司历史发展的重要见证。通过建立健全的档案管理制度，不仅能提高工作效率，也为企业的长远发展提供有力支撑。希望全体员工高度重视档案管理工作，共同维护公司信息资产的安全与完整。