为加强企业物资采购工作的规范化、制度化建设，提升采购效率与质量，降低运营成本，确保采购过程公开、公平、公正，特制定本《公司物资采购管理规范汇编》。本汇编涵盖了从采购计划制定、供应商管理、招标采购、合同签订、验收付款到后续评估的全过程，适用于公司各部门及下属单位在物资采购活动中的各项操作。

一、总则

1. 本制度旨在明确公司物资采购的基本原则、流程和责任分工，保障采购行为合法合规。

2. 所有采购活动必须遵循“公开、公平、公正”和“择优选购”的原则，杜绝暗箱操作和腐败行为。

3. 公司设立采购管理部门，负责统一组织、协调和监督采购工作，确保采购任务的顺利实施。

二、采购计划与审批

1. 各部门应根据实际需求，提前制定年度或季度采购计划，并提交至采购管理部门审核。

2. 采购计划应包含物资名称、规格型号、数量、预算金额、使用部门及预计使用时间等信息。

3. 采购计划需经相关部门负责人签字确认后，报分管领导审批，方可进入采购流程。

三、供应商管理

1. 公司建立合格供应商名录，对供应商进行资质审查、信誉评估和履约能力考核。

2. 新增供应商需经过资格预审、实地考察、样品测试等程序，符合要求后方可纳入合作范围。

3. 对于长期合作的供应商，应定期进行绩效评价，优化供应商结构，提升采购质量。

四、采购方式与流程

1. 根据采购物资的性质、金额及紧急程度，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价比价等方式进行采购。

2. 招标采购应按照国家相关法律法规执行，确保程序合法、资料齐全、过程透明。

3. 采购过程中应严格履行审批手续，确保每一环节均有记录可查，责任明确。

五、合同管理

1. 所有采购项目均需签订书面合同，明确双方权利义务、交货时间、质量标准、付款方式等内容。

2. 合同由法律事务部门审核，确保条款合法有效，避免法律风险。

3. 合同履行过程中，采购部门应做好跟踪管理，及时处理履约中的问题。

六、验收与付款

1. 物资到货后，由使用部门、采购部门及仓储部门共同进行验收，确保数量、质量与合同一致。

2. 验收合格后，填写入库单并办理相关手续，方可进行财务付款。

3. 付款需严格按照合同约定执行，确保资金安全，防止拖欠或误付。

七、采购监督与评估

1. 公司设立内部审计部门，定期对采购活动进行监督检查，发现问题及时纠正。

2. 对采购项目进行绩效评估，包括采购成本、物资质量、供应商服务等方面，持续改进采购管理水平。

3. 对违反本制度的行为，将依据公司相关规定予以处理，情节严重的将追究法律责任。

八、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由公司采购管理部门负责解释和修订。

2. 各部门应认真学习、严格执行本制度，确保采购工作有序开展。

通过本《公司物资采购管理规范汇编》的实施，将进一步推动公司采购管理的科学化、制度化和信息化，为企业稳健发展提供有力保障。