【文档资料管理制度】在企业运营过程中，文档资料作为信息传递与知识积累的重要载体，其管理质量直接影响到工作效率、决策依据和合规性。为确保各类文档资料的完整性、安全性与可追溯性，特制定本管理制度，以规范文档资料的分类、存储、使用及销毁流程。

一、适用范围

本制度适用于公司内部所有部门及员工在日常工作中涉及的各类文档资料，包括但不限于合同文件、会议记录、技术图纸、财务报表、项目计划书、规章制度等。无论是纸质文档还是电子文档，均需按照本制度进行统一管理。

二、管理原则

1. 统一标准：所有文档资料应按照统一的命名规则、分类体系和存储格式进行整理，便于检索与调用。

2. 责任明确：各部门负责人应对本部门的文档资料管理工作负主要责任，确保资料的及时归档与有效维护。

3. 安全可控：对涉及公司机密或敏感信息的文档资料，应采取加密、权限控制等措施，防止泄露。

4. 定期清理：对于无保存价值或已过期的文档资料，应按规定程序进行销毁，避免信息积压和安全隐患。

三、文档分类与编号

1. 文档资料应根据用途、内容和重要程度进行分类，如分为行政类、技术类、财务类、人事类等。

2. 每份文档资料应赋予唯一编号，编号规则由公司统一制定并发布，确保文档的可识别性和系统化管理。

3. 电子文档应建立目录结构，按部门、项目、时间等维度进行层级存储，方便查找与调阅。

四、文档的创建与录入

1. 各部门在形成新文档时，应及时录入管理系统，并附上简要说明，包括文档名称、内容概要、创建人、创建时间等信息。

2. 电子文档应使用通用格式（如PDF、Word、Excel等），确保兼容性与长期可读性。

3. 对于重要或关键性的文档，应设置版本控制机制，避免因多次修改导致信息混乱。

五、文档的查阅与使用

1. 员工查阅文档资料时，应遵守相关权限规定，不得擅自复制、修改或外传。

2. 涉及公司核心业务或机密信息的文档，须经相关部门负责人审批后方可查阅。

3. 所有文档资料的使用情况应进行登记，以便后续追踪与审计。

六、文档的归档与保存

1. 文档资料应在完成相关工作后及时归档，确保资料的完整性和时效性。

2. 纸质文档应存放在专用档案柜中，按类别、时间顺序排列，定期检查防潮、防火、防虫等措施。

3. 电子文档应定期备份，存储于安全服务器或云平台，确保数据不丢失。

七、文档的销毁与移交

1. 对于不再具有保存价值或已失效的文档资料，应由相关部门提出申请，经审批后统一销毁。

2. 销毁方式应符合保密要求，如纸质文档应碎纸处理，电子文档应彻底删除并覆盖数据。

3. 在人员离职或岗位变动时，应及时办理文档资料的交接手续，确保资料不流失、不遗漏。

八、监督与考核

1. 公司应定期对文档资料管理工作进行检查与评估，发现问题及时整改。

2. 将文档资料管理纳入部门绩效考核指标，激励员工重视资料管理工作的规范化与标准化。

3. 对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处理，严重者将追究责任。

九、附则

1. 本制度由公司综合管理部门负责解释与修订。

2. 本制度自发布之日起施行，原有相关管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。

通过建立健全的文档资料管理制度，能够有效提升企业的信息管理水平，保障各项工作的有序开展，为企业持续发展提供坚实的信息支持。