【电子文档管理制度-20221123171145x】为规范公司内部电子文档的管理流程，提升信息存储、使用与共享的效率与安全性，特制定本《电子文档管理制度》。本制度适用于公司所有部门及员工在日常工作中产生的各类电子文档，包括但不限于文件、表格、图片、报告、合同等。

一、适用范围

本制度适用于公司全体员工，涵盖从电子文档的创建、存储、归档、使用到销毁的全过程。无论文档是通过办公软件、云平台还是其他方式生成，均需按照本制度进行统一管理。

二、文档分类与命名规则

为便于查找与管理，所有电子文档应按类别进行划分，并遵循统一的命名规范：

- 命名格式：项目名称 + 文档类型 + 日期（YYYYMMDD）+ 版本号（如V1.0）

- 示例：采购合同_20221123_V1.0

文档分类可依据业务性质分为：行政类、财务类、技术类、人事类、项目类等，各部门可根据实际情况制定细化标准。

三、存储与备份管理

1. 集中存储：所有电子文档应统一存放在公司指定的服务器或云平台上，严禁私自保存在个人设备中。

2. 权限设置：根据岗位职责设定访问权限，确保文档的安全性与保密性。

3. 定期备份：系统管理员应定期对重要文档进行备份，确保数据不丢失。

四、文档使用与共享

1. 使用规范：文档使用者应遵守相关使用规定，不得擅自修改、删除或泄露敏感信息。

2. 共享机制：如需对外共享文档，必须经过审批流程，并签署保密协议或使用安全传输方式。

3. 版本控制：多人协作时，应使用版本控制系统，避免因多版本混淆导致信息错误。

五、文档归档与销毁

1. 归档标准：文档在完成使用或项目结束后，应及时归档至相应的档案库，便于后续查阅。

2. 销毁流程：对于已无保存价值的文档，需经审批后方可进行销毁，销毁方式应符合信息安全要求。

六、责任与监督

1. 责任人制度：每个部门应指定专人负责文档管理工作，确保制度落实到位。

2. 监督检查：公司管理层将定期对文档管理制度执行情况进行检查，发现问题及时整改。

3. 违规处理：对违反本制度的行为，将视情节轻重给予警告、通报批评或相应处罚。

七、附则

本制度自发布之日起生效，由公司综合管理部负责解释和修订。各部门应结合自身情况，制定实施细则并严格执行。

备注：本文档编号为“电子文档管理制度-20221123171145x”，请妥善保存，未经授权不得复制或传播。