【办公室,档案,公章管理制度.doc】为加强公司内部管理，提升办公效率，确保各类资料及印章的安全使用，现制定《办公室、档案与公章管理规范》，适用于公司各部门及相关人员。本制度旨在明确管理职责、规范操作流程，防范风险，保障公司正常运营。

一、办公室管理制度

1. 办公环境管理

办公室应保持整洁有序，物品摆放整齐，严禁在办公区域内堆放杂物或进行与工作无关的活动。员工应自觉维护办公区域卫生，定期清理个人工作台面。

2. 办公用品管理

办公用品由行政部统一采购和发放，各部门需根据实际需求提出申请，经审批后领取。员工应合理使用，杜绝浪费。损坏或丢失的办公用品应及时报备并按相关规定处理。

3. 会议与接待管理

重要会议需提前预约会议室，并按照规定时间使用。外来访客需在前台登记并经相关负责人同意后方可进入办公区域。接待工作应体现公司形象，做到礼貌、专业。

二、档案管理制度

1. 档案分类与归档

所有文件资料应按类别进行整理，包括行政文件、人事档案、财务资料、项目资料等。归档时应标注清晰，便于查找与调阅。

2. 档案借阅与保密

档案借阅需填写借阅单，并经部门负责人批准。涉及机密信息的档案，未经许可不得外借或复制。借阅人应按时归还，避免延误工作进度。

3. 档案销毁与保存

过期或无保留价值的档案，须经相关部门审核后统一销毁。重要档案应按规定年限妥善保存，电子档案与纸质档案应同步管理，确保数据安全。

三、公章管理制度

1. 公章使用范围

公司公章仅限用于正式文件、合同、证明材料等重要事项。严禁私自使用公章或用于非公司业务用途。

2. 公章保管与审批

公章由行政部专人保管，存放于专用保险柜中。使用前需填写《用印申请表》，经相关负责人审批后方可使用。紧急情况需电话请示并事后补办手续。

3. 公章使用监督

行政部应定期检查公章使用记录，确保使用合规。如发现违规用章行为，将严肃追责，情节严重的将移交司法机关处理。

四、附则

本制度自发布之日起执行，由行政部负责解释与修订。各部门应认真学习并严格遵守，共同维护公司良好的管理秩序。